A través de distintos pasos simularemos, para cada una de vuestras empresas las actividades que se realizan cotidianamente en los departamentos de Almacén, Compras y Ventas. Conceptos claves como stock mínimo o máximo, volumen optimo de pedido, valoración de existencias, factura, condiciones de venta, etc se han debido de tener en cuenta y estudiado previamente. También debemos tener preparados todos los materiales necesarios, como bandejas de documentos o carpetas colgantes, habiendo procedido al etiquetado de las mismas.
Tareas a realizar:
PRIMER PASO: Almacén:
1. Damos de alta a los artículos de nuestra empresa. Realizarás una ficha de control de existencias para cada uno de tus artículos. En facturaplus lo harás mediante la opción Artículos/añadir. Al mismo tiempo daremos de alta a nuestros principales proveedores.
2. Crearemos órdenes de reposición para varios artículos, por duplicado, para que el departamento de compras adquiera las unidades necesarias hasta alcanzar el stock máximo. Una copia se depositara en la bandeja de recepción de compras y la otra se archivará en la carpeta colgante de "Órdenes de reposición pendientes".
SEGUNDO PASO: COMPRAS
Al recibir las órdenes de reposición de artículos, verificamos los datos de proveedores, viendo los proveedores que nos lo suministran; y emitimos los pedidos correspondientes. En Facturaplus Almacén/Pedidos. Los pedidos quedarán registrados en la Ficha de Control de Pedidos. Los pedidos se emitirán por duplicado; una copia se archiva en la carpeta "Pedidos pendientes de recibir" y la otra se deposita en la bandeja de salidas.
TERCER PASO: ALMACÉN
1. Cuando en Almacén (bandeja) recibas una nota de entrega o albarán, deberás buscar en la carpeta el pedido correspondiente y la orden de reposición en su carpeta correspondiente. Compararemos el albarán con el pedido. Si la mercancía es conforme; deberás firmar y poner la fecha de recepción en la orden de reposición; grapar el albarán con el pedido y la orden de reposición y anotar la entrada en la ficha de control de existencias correspondiente a cada producto.
2. En facturaplus, anota la recepción en el programa: Entra en Almacén/Pedidos y selecciona el pedido que realizó el departamento de compras; Pulsa sobre él con el botón derecho y sobre la opción Albarán e introduce la fecha de la recepción. Para visualizar el albarán generado entra en la opción Almacén/Albaranes. Comprueba también que los artículos han entrado; si se ha hecho correctamente, verás que en artículos ya aparecen las unidades adquiridas. Por último archiva el albarán/pedido/orden de reposición grapados en la carpeta colgante "Albaranes pendientes de factura".
Si la mercancía no fuera conforme: comunica a Compras la devolución correspondiente mediante una nota de incidencias y depositala en la bandeja de compras para que puedan realizar la correspondiente reclamación.
CUARTO PASO: COMPRAS:
Cuando se reciba en el departamento de compras la factura de un proveedor por la compra de mercaderías deberás realizar las siguientes tareas:
1. Buscar en la carpeta "Albaranes pendientes de factura" el albarán/pedido/orden de reposicion grapados.
2. Comprobar que la factura es correcta, repasando los cálculos.
3. Anotar la factura en el "Registro de facturas recibidas".
4. Completar los datos en el control de pedidos (número de albarán, fecha de recepción, número de factura, etc)
5. Si estamos realizando el proceso en el progrma Facuraplus, generarás la factura correspondiente entrando en la opción Almacén/Albaranes, seleccionando el albarán correspondiente y con el botón derecho opción Factura, introduciendo la fecha de la factura. Visualizamos la factura generada en Almacén/Facturas/Imprimir/visualización previa. Comprueba la factura pero no la imprimas, ya que tienes la que te ha enviado el proveedor. Entrega posteriormente la factura a Contabilidad. Archiva albarán/pedido/orden de reposición en la carpeta archivadora de "Compras". Comprueba la ficha de Facturas Recibidas.
QUINTO PASO: VENTAS
Cuando en la bandeja de ventas se deposita una nota interna solicitando un presupuesto por parte de un cliente, debemos realizar las siguientes tareas:
1. Realiza el presupuesto solicitado. Si vas a generar el presupuesto en Facturaplus, primero deberás dar de alta al cliente mediante la opción Sistema/Clientes/Añadir. Con esta opción, iremos rellenando la Base de Datos de nuestros clientes, o posibles clientes. También es necesario, en el presupuesto aplicar las condiciones de venta; ejemplo: descuento comercial del 5%, descuento ppp del 5% y los portes 50 €.
El presupuesto se realizará (imprimirá) por duplicado, depositando una copia en la bandeja de salidas y archivando la otra copia en la carpeta colgante "Presupuestos pendientes de confirmar".
2. Si el presupuesto es aceptado, recibiremos en la bandeja de entrada un pedido. El departamento de ventas comprueba que el cliente está dado de alta en la ficha de clientes o base de datos de facturaplus, y refleja el pedido en el programa a través de la opción "Facturación/pedidos/Añadir", añadiendo los datos del pedido recibido y pulsando sobre Actualizar.
Comprobaremos el pedido en el Registro de pedidos (Facturación/Pedidos). Depositamos el pedido en la bandeja de Almacén para que se realice el pedido correspondiente. Practicar realizando varios presupuestos y pedidos.
3. Se envía el pedido junto con el albarán y factura correspondiente, para reducir el proceso, aunque esto puede originar que si el cliente no está conforme con el envío, ventas tenga que realizar la oportuna factura rectificativa. "Facturación/Albaranes", y ponemos la fecha de realización. Comprobamos la ficha de control de albaranes pendientes de facturar. Se realizará por duplicado, uno se dejará en la bandeja de ventas y el otro en la Carpeta colgante "Albaranes pendientes de facturar", junto al pedido correspondiente, grapados.
4. Realizaremos la factura por duplicado: Facturación/Facturas/Añadir; selecciona al cliente y el albarán correspondiente. Genera la factura, pulsando Actualizar y comprueba el registro de facturas expedidas. Imprime cada factura por duplicado. Una copia se adjuntará al albarán y se deposita en la bandeja de salida para que sea enviada al cliente junto con la mercancía. La otra copia la depositaremos en el departamento de Contabilidad. Por último, archiva el albarán y el pedido en la carpeta clasificadora de ventas.
FACTURAS RECTIFICATIVAS:
Cuando el departamento de ventas realice facturas en las que se haya omitido algún descuento, o se haya cometido algún error, será necesaria realizar factura de rectificación: Facturación/Facturas Rectificativas/Añadir. Selecciona al cliente y el tipo de factura que hay que rectificar: Factura/Razón. Por ejemplo: "Base imponible modificada por descuentos y bonificaciones". En la siguiente pantalla realiza la rectificación correspondiente introduciendo el importe del descuento que se debería haber aplicado (con signo negativo). Actualiza e imprime la factura rectificativa por duplicado. La factura rectificativa deberá:
- Identificar a la factura que rectifica.
- Reflejar la causa de la rectificación.
- Llevar otra numeración distinta.
Al ser una cantidad negativa y una numeración distinta debe reflejarse en el Registro de Facturas expedidas con signo negativo. En facturaplus podremos comprobar como se refleja automáticamente, al realizar la factura de rectificación.
Por último, entregamos una copia de la factura en Contabilidad.
