Factura electrónica I

La facturación electrónica tiene la misma validez que la factura tradicional en papel y consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.  

En la página Web del Ministerio de Industria sobre la factura electrónica, disponible en el siguiente enlace http://www.facturae.es/es-ES/Paginas/principal.aspx podéis encontrar documentación, enlaces de interés sobre el tema y noticias sobre Congresos que se organizan en torno a la e-factura.

La factura digital supone una serie de ventajas innegables para la empresa, pues agiliza los procesos de facturación, incrementando la eficiencia. Supone un ahorro claro de los costes de la facturación (papel, gastos de envío...) y ahorra tiempo a los empleados que pueden dedicarlo a tareas que aporten un mayor valor añadido a la empresa.

La validez y seguridad de la facturación electrónica está garantizada porque la factura necesita de la firma electrónica avanzada.

En la sociedad en la que estamos inmersos donde las comunicaciones y las transacciones empresariales se realizan telemáticamente, las empresas deben actualizarse y adoptar medidas que supongan una mejora en la gestión diaria.

Lo más cómodo para una empresa pequeña o mediana es utilizar una plataforma de terceros. Generalmente, se paga una cuota mensual por un servicio, al que se accede a través de Internet, encargándose la empresa subcontratada de dotar de legalidad a sus facturas mediante la aplicación de su firma electrónica. Como ejemplo de este servicio de terceros tenemos Faccil

La factura se confecciona a través de formularios. Estarán en formato borrador hasta que se deciden que están completas y listas para emitir.

Para que veáis la diferencia entre los dos sistemas de facturación, el convencional y el electrónico, comparto el siguiente gráfico de la página Web de Faccil que me ha parecido bastante clarificador

Web de las empresas simuladas

Es el momento de compartir las Web que están realizando los alumnos del módulo de Empresa en el aula. Al final se decantaron por wix. El diseño y las plantillas eran más profesionales y se adaptaban más a la imagen que querían proyectar.
En primer lugar os presento la Web de Uniseg S.L.

En segundo lugar la página de Game's Cosmetic

Cuestiones promocionales

Dentro del tema de LANZAMIENTO DE LA EMPRESA AL MERCADO, vamos a realizar las siguientes tareas de simulación:

1. La empresa asistirá a una feria para presentar sus artículos. Preparad una presentación en la que se incluirá la siguiente información: presentación de la empresa, localización, redes sociales en las que está presente, algunas imágenes del catálogo, condiciones de venta, promociones y cualquier otra información que os resulte relevante. La presentación la colgaréis en slideshare y la insertaréis en la Web corporativa
2. Diseñar un díptico o tríptico para la promoción de enero. Existen programas gratuitos en la red para elaborarlos de manera profesional. Ejemplo: http://www.scribus.net/canvas/Scribus
3. Elaboración de un calendario promocional. Tenéis un ejemplo en la página 42 de vuestro libro de EMPRESA ENEL AULA

Autoevaluación

Algunas indicaciones para simulación

Siguiendo con los procedimientos en almacén, compras y ventas indicados en este post, y después de haber completado los cuatro primeros pasos os doy algunas indicaciones para continuar:

• Tras los primeros pasos se debe simular reclamaciones de pedidos efectuados. Para ello se simulan dos tipos de incidencias:

1. Retraso en la entrega. Se realiza un pedido para una fecha y se incumple el plazo. Almacén confecciona NOTA DE INCIDENCIA para el departamento de compras y se envía carta de reclamación al proveedor.
2. Errores en la mercancías o deterioro. Se procede como en el caso anterior

NOTA IMPORTANTE: Las incidencias y copia de las cartas de reclamación generadas se pueden archivar en una carpeta denominada CONTROL DE PEDIDOS dentro de COMPRAS.

• Paralelamente se confeccionan bases de datos para registrar la salida y entrada de correspondencia de la empresa para registrar todo lo recibido y enviado por parte de las empresas simuladas (departamento de administración). Se utilizan los modelos del curso pasado. 

• Reclamación de facturas. Vamos a simular una factura errónea porque presente algún error, por ejemplo que el precio no se corresponda con lo reflejado en el pedido. En la carta de reclamación se hará constar el número de factura y el error cometido. Crea una carpeta en compras para recoger las incidencias con las facturas recibidas de proveedores.

COMPRA DE OTROS APROVISIONAMIENTOS. Las empresas simuladas necesitan materiales necesarios para sus correcto funcionamiento pero no son mercaderías (material de oficina, cartuchos impresoras, artículos de limpieza.... Realiza una simulación para la compra de algún aprovisionamiento necesario para las empresas siguiendo los procedimientos indicados para la compra de mercaderías

Dar de alta en facturaplus los aprovisionamientos.

Confección de orden de reposición para otros aprovisionamientos (entregar copia a COMPRAS)

Emisión de pedido

Llegada albarán que se compara con pedido y orden de reposición (se anota fecha y firma) Se grapa albarán, pedido y orden de reposición y se archivará en ALBARANES PENDIENTES DE FACTURA.

Se recibe factura de compra de otros aprovisionamientos (confeccionar la factura vosotros para que la simulación se acerque más a la realidad)

Archivo informático

Tras consultar vuestras carpetas en dropbox he observado cierta desorganización en la gestión del archivo informático.
La estructura debe ser simple y cada departamento debe contener las subcarpetas que reflejen los procedimientos con los que trabajamos.
Os dejaré algo de tiempo en la próxima clase para que reviséis los documentos y los asignéis a la carpeta más idónea. Por ejemplo en la carpeta Almacén uno de los grupos sólo guarda las fichas de control de existencias.
También debéis cuidar los formatos y tratar de no cometer faltas de ortografía en los documentos que generáis (ya comentaré en el aula por cada grupo)
Por otro lado valoro mucho el trabajo que estáis realizando de simulación. Hemos avanzado mucho en este trimestre y espero que sigáis por esta senda.

Lanzamiento de la empresa II

Después de realizar el análisis interno y externo resumido en el DAFO vamos a abordar el PLAN DE MARKETING. Durante el curso pasado profundizamos en las cuatro variables que representan la política comercial de la empresa:

Cada grupo deberá confeccionar su propio plan de marketing tomando como referencia el plan propuesto en vuestro libro de texto (página 39)

Ejemplos encontrados en la Web que os pueden servir de base. Espero aportaciones originales.

Para UNISEG: ENLACE

Para GAME´S COSMETICS: ENLACE

Algunas variables se supone que ya tenéis algo desarrolladas como el PRODUCTO y el PRECIO, aunque tenéis que detallarlas más.

PRODUCTO: decidir líneas de productos para clientes diferenciados, política de envases, servicios postventa, calidad, ventaja diferencial con productos de la competencia, innovación...

PRECIO: Política de fijación de precios. Comparto este artículo reciente que os puede servir de guía e inspiración http://www.crecenegocios.com/estrategias-de-precios/

DISTRIBUCIÓN: se definirán las operaciones necesarias para poner los productos a disposición de los clientes. Canal de distribución (esquema), transporte, logística... Hay que fijarse también en lo que hacen las empresas competidoras

COMUNICACIÓN: El objetivo es dar a conocer la empresa y sus productos a través de la publicidad, promoción... En este punto nos detendremos en aspectos como:

•  La imagen corporativa. Se realizarán catálogos y tarjetas de visitas. Podéis probar con vistaprint (que ya lo conocéis) o moo (creo que algunas funcionalidades son gratuitas)
• Blog corporativo. Son blog de empresas en el que se van colgando noticias, novedades...relacionadas con el producto o servicio que ofrecen. Ya sabéis que el  blog se realizará con blogger. Comparto el artículo de Territorio Creativo http://www.territoriocreativo.es/etc/2012/06/una-seleccion-de-blogs-corporativos.html

Continuará...

Algunas plantillas de documentos

En un artículo anterior se hizo referencia a los tipos de comunicaciones y documentos a emplear. Os facilito algunas plantillas de documentos que deberéis adaptar con los logos de vuestras empresas simuladas.

Registro de entrada de correspondencia https://www.dropbox.com/s/x2ul98e87f0bt7b/Copia%20de%20EEA-PLA-Registro_entrada_correspondencia.xls

Registro de salida de correspondencia https://www.dropbox.com/s/fw1c9qu7q3s1rb1/Copia%20de%20EEA-PLA-Registro_salida_correspondencia.xls

Ficha para acreedores https://www.dropbox.com/s/s8r8u6ypyhznusc/EEA-PLA-Ficha_acreedores.doc

Ficha llamadas telefónicas https://www.dropbox.com/s/iciaoqb08646zyv/EEA-PLA-Ficha_llamadas_telefonicas.doc

Organigramas de las empresas simuladas

Comparto los organigramas creados por los equipos de trabajo de empresa en el aula. Se han realizado con la aplicación gliffy
En primer lugar el organigrama de Game's Cosmetic

En segundo lugar el organigrama de Uniseg SL

Simulación de la organización de la empresa

La estructura organizativa de las empresas simuladas se representarán gráficamente a través de un organigrama. La departamentalización será funcional, ya que es la que mejor se adapta a vuestra idea de negocio. Para confeccionar el organigrama se debe estudiar previamente los diferentes puestos de la empresa, los niveles de autoridad y el trabajo concreto que realizan.
Para que el resultado quede profesional vamos a utilizar una aplicación online denominada glify . Partiendo de organigramas ya realizados puedes modificarlos y añadir, eliminar o modificar formatos para adaptarlo a vuestro caso particular. Debéis registraros y el programa os permite guardar y compartir el resultado. A continuación os facilito un ejemplo en el que he modificado un organigrama y añadido algún nombre conocido.
El resultado de los equipos de trabajo se compartirá en el blog

Pasos a seguir en el inicio de la actividad simulada

Photographer: renjith krishnan

Seguimos avanzando en la creación de vuestro pequeño negocio. Tras completar el balance inicial y realizar una previsión de la inversión necesaria para comenzar con la actividad, os propongo los siguientes pasos:

1. Elaborar el listado de artículos. En la carpeta compartida en dropbox tenéis orientaciones sobre posibles artículos.
2. Seleccionar a los proveedores y confeccionar las fichas de proveedores:

• Recopilar información. Podemos encontrar proveedores en Internet, asociaciones empresariales y profesionales del sector, prensa y revistas especializadas, las páginas amarillas, las cámaras de comercio y otros organismos oficiales o consultando con una empresa real del sector.
• Solicitar presupuestos y ofertas. 
• Evaluar y seleccionar las ofertas. Obtenidos los presupuestos y ofertas de los posibles proveedores, hemos de elegir aquellos que más nos convengan desechando las que no se ajusten a nuestras condiciones y comparando las distintas opciones obtenidas. Para esta parte debéis refrescar vuestra memoria con los contenidos del año pasado del módulo de operaciones administrativas de compraventa

Será suficiente con seleccionar 3 proveedores y así las fichas de proveedores serán 3 y las incluiréis en la carpeta del departamento que corresponda